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    让我们一起会议制胜!

    放大字体  缩小字体 发布日期:2009-06-16  浏览次数:31690769
    核心提示:管理是一门艺术,开会是实现这门艺术的一种手段,管理风格不一样的人,开会方式、结果也一样。当领导的,不一定真的会开会,不一定真的能有效使用这种手段来达到管理目的。实际工作中,有的领导者给别人开会前,参会者总会翘首起盼,会中情绪激昂,会后摩拳擦掌。这类管理者会开会;而有的管理者开会前,大家都磨磨蹭蹭,会中各怀心事,保持沉默,巴不得早散会,会后却议论纷纷。用毛泽东一篇文章里的话说:开会时不说,会后乱说。下面想和大家分享下我对会议的认识,让我们一起来会议制胜。

    管理是一门艺术,开会是实现这门艺术的一种手段,管理风格不一样的人,开会方式、结果也一样。当领导的,不一定真的会开会,不一定真的能有效使用这种手段来达到管理目的。实际工作中,有的领导者给别人开会前,参会者总会翘首起盼,会中情绪激昂,会后摩拳擦掌。这类管理者会开会;而有的管理者开会前,大家都磨磨蹭蹭,会中各怀心事,保持沉默,巴不得早散会,会后却议论纷纷。用毛泽东一篇文章里的话说:开会时不说,会后乱说。下面想和大家分享下我对会议的认识,让我们一起来会议制胜。

    我说的会议主要指企业内部会议,会议营销及企业召开的大规模订货会不在此列,订货会的分享可收索《订货会十步骤,订出好业绩!》一文。企业内部会分两种,第一种据时间分为晨会、周会、月会、季度会、年中会、年终会等。第二种据手段分为传达(或执行)会、头脑风暴会、培训会。不管何种会议,目的是统一思想、开展工作、执行决议、完成目标。

    第一种例会:指在一定时间间隔内开得会议,往往遵循一定会议制度,比如上面提到的按时间分的会议。例会,往往是通报会议前段时间工作结果,安排下一阶段时间工作。我归纳了几种方法:

    1、轮流坐庄:每次会议选不同的主持人,如总经理开会,就让部门经理轮流做主持人。这样即给了部门经理压力,又为其提供了锻炼机会,同时还兼顾公平,有助于提高中层干部队伍素质,达到系统最优化。

    2、全面参会:要选择不同部门、员工上台发言,有中层、底层,要知道光是高管在上面讲,下面的员工是左耳进右耳出的,如能有代表不同部门和员工的声音出现,绝对会引起与会者兴趣。激发全体员工工作热情,培养团队忠诚度。

    3、会前沟通:例会也要传达指示、布置工作。对某些议题,会前要组织讨论,听取不同方面意见。领导者如决定往左走,但也要耐心倾听往右走员工的意愿,进行充分沟通。倾听和沟通会给我们带来好处:即使我们最后决定向左走,向右走的员工也会紧跟。这种方式能团结不同意见者。事前沟通,有助于顺利达成会议结果,也体现领导者高超的管理艺术。

    4、控制会议:主持者要善于控制会议中的混乱局面,发言者一个小错,或一个不同观点,都有可能引起下面听众的强烈反响。会议气氛可热烈,可共鸣,但不能失控。主持者要学会说客套话:大家静静,这个问题会后可开专题讨论!

    5、正规化:开例会,大企业往往很正规。有ppt、会议资料、硬件灯响设施、庄严肃穆的会场等一应俱全。小企业也要逐步走向正规化,做好会议记录;形成跟踪机制,检查会议决议的执行情况,按舒哈特pdsa(p-plan,d-do,s-study,a-act)循环进行下次会议。

    第二种指功能性会议,即据企业经营情况不定期举行的各种会议。根据实施手段分为传达(或执行)会、头脑风暴会和培训会。

    1、传达(或执行)会:有的会议主要下指令,分配任务。一般都是应对紧急情况,要求领导者有很高的管理权威,能力排众议,当机立断,短时间内下达完紧急执行指令。指令要简单明了,为验证效果,可点某一两位参会者让其做简短复述,听听他们的理解。这种指令要限制任务完成时间。不允许有不满、拖沓出现,可保留不同意见,但须按会议决议执行;否则就会对企业造成损失。会后,领导者要继续当好教练和顾问,兑现会议的承诺,为下级完成任务创造便利条件。

    2、头脑风暴会:有些会议为形成某项决议,可采取头脑风暴法,先民主后集中,该办法能博采众长,较人性化。一般先给团队留一段时间分组讨论,然后由主持者或领导者理清思路,带领大家逐一分析不同讨论结果,归结出一个更科学的结果,然后大家统一执行。

    为鼓励大家积极发言,主持或领导者要提出以下原则:空杯理论(心态归零,脑中空空)、无对错倾听(任何人的发言都没有对错之分)、无偏见评判(不带有任何成见地评判别人的发言)。这种方法能体现领导者的人性化管理,较得人心。它有助于团队成员发挥潜能,拉近上下级之间的距离,调和矛盾,调动员工积极性,有助于出台较科学的决策。当然,这种方式不可能老采取,因为它耗时间,有时还不会出结果,只能择日再议。采取这种方法,领导者要多听、多发问。此时的团队成员因为要个个过关,必然会拿出百分之百精神来发言和提出问题,谁都希望提出的问题能引起更多人的共鸣和掌声。头脑风暴法能衡量下级工作态度和能力。工作态度积极的成员,总会提出很实际的问题和解决方案,反之就言之无物。领导者可据此甄别下级优劣,采取相应措施加强团队竞争力。

    头脑风暴法还有一种妙用就是“借刀杀人”,一个问题,不外乎左、右及折中三种解决方案或看法,团队中平时玩在一起的人此时不一定站在一起,团队中成员中提出的方案必然有和领导者雷同的。领导者可借助反对者来帮助自己,有时看到团队所有成员为工作中的一个问题争得面红耳赤。作为领导应感到欣慰,团队在走向成熟、员工忠诚度在提高。

    注意还要动员平时那些不愿发表意见或性格内向的员工发言,让能说的说到位即可;不能说的也要完整表达自己的意思。

    头脑风暴开会方式,最大的收益者是领导者,当领导者做最后总结和发言时,团队集体智慧的结晶已深深印入其脑海。

    3、培训式会议:这种会议就是领导者通过培训来达到推行自己主张目的,润物细无声是它的特点。领导者将自己的主张融入讲义,通过培训,即提高了团队学习水平,又让团队心悦诚服。所谓的攻心为上,攻城为下。领导者以老师、顾问的姿态出现,其主张往往被潜移默化地吸收。这既能体现领导权威,又能达到管理目的。

    开会能力是一个管理者不可或缺的能力。能给别人开会的人至少都有一官半职,参会人数越多说明该人的职位越高,反之职位就低。

    我一直认为,共产党之所以取得天下,和其会多有很大关系。毛泽东、周恩来及邓小平等这些伟人无一不是会议高手。他们都通过会议来推行主张、统一意见、执行决议。华为、联想、巨人等一些企业也借助了我们领袖的一些模式。

    例会形成制度,其他会议使用例外原则,据需而开。但任何事情都不能过,文山会海式的管理不能与时俱进!我们这些做管理工作的,谁最终能把会议这种管理手段使用的炉火纯青,谁就能制胜!

    转载请注作者和出处

    张瑞,北京理工大学工商管理学硕士,倡导企业通过加强品质管理来度过金融危机,就职于好孩子集团nike事业部,负责耐克、迪斯尼、小龙哈彼童装项目的北方市场。欢迎与作者探讨您的观点和看法,联系电话:13933009579,电子邮件:zrui1111@126.com

     
     
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